×

Tips & Advies

Stress verlagende tips voor e-mails

  • Mails zijn doeltreffend als je één ontvanger uitkiest of als je een groep over iets wil informeren.  Kies je meerdere ontvangers om iets te doen dan wordt het allemaal onduidelijk en vraagt dit onnodige energie.
  • Mails vervangen nooit een telefoongesprek of een SMS. Voor urgente zaken dient nog steeds een telefoon. Ook als je drie tot vier mails zou nodig hebben om tot een concreet resultaat te komen dan bel je best. Vermijd die PING PONG effecten, ze vullen je mailbox en dragen weinig bij tot focus of tot je doel bereiken.
  • Vergeet nooit de onderwerpsregel van je mail en maak duidelijk voor de ontvanger waarover het gaat en behandel best één onderwerp per mail.
  • Beperk je communicatie tot 5 à 10 zinnen en het gebruik van bullets is hierbij een hulpmiddel voor de ontvanger. Begin je mail met je boodschap gevolgd door een toelichting. Wees voorzichtig met humor, dus hou het zakelijk en voorkom spellingsfouten.
  • Leer jezelf aan om eerst de bijlage te versturen en daarna je begeleidende mail op te maken. In je begeleidende mail verwoord je steeds je doel en ook wat je verwacht van de ontvanger.
  • Als ontvanger kijk op geregelde tijdstippen naar je mailbox, afhankelijk van je beroep kan dit éénmaal per uur of om de 4 uren. Vermijd email notificaties, schakel deze uit, het vraagt te veel energie en daardoor verhoog je anders onnodig je breinstress.
  • Hou maximaal 40 mails openstaan, de rest verwijder of archiveer je. Maak een onderscheid tussen gelezen en ongelezen mails. Bij de gelezen mails wacht je nog op info van de ontvanger, bij de ongelezen mails moet je zelf nog iets doen. Dus een mail die wel reeds las en je nog niet hebt behandeld zet je zelf best terug op ‘ongelezen’.
  • Lees je mails als je eens een minder belangrijke concentratie moment op het werk hebt.